Iz spustnega menija izberite vrsto pogodbe zaposlenega (»Type of contract«); navedite ali gre za stalno osebje, dodatno osebje ali drugo obstoječe osebje.

Opredelite vlogo osebe v projektu (»Category/Role in the project«). Opredelite poklic in vlogo osebe v projektu (v primeru, da iz poklica le-ta ni razvidna). (Primeri navedb poklica / vloge v projektu: strojni inženir/vodja projekta, tehnik/analiza podatkov, ekonomist/administrator projekta, fizik/priprava strokovnih vsebin, novinar/stiki z javnostjo itn.)

Vnesite dnevno postavko (strošek) za zaposlenega (»Daily rate«). Izračunate jo tako, da letno bruto bruto plačo zaposlenega delite s številom efektivnih delovnih dni. Bruto bruto plača vključuje neto plačo, vse davke in prispevke, prevoz na delo, malico, stroške regresa in morebitne druge običajne stroške.

V število efektivnih delovnih dni so vključeni le dnevi, ko je zaposleni dejansko v službi. Od 365 dni v letu moramo odšteti

• vikende (104 dnevi),
• praznike (v Sloveniji 12 dni),
• dopuste (21 dni oz. odvisno od posameznika),
• in morebitne bolniške (npr. 10 dni).

Ocenjeno število efektivnih dni po zgornjem izračunu je 218.

Pomembno: ne glede na izračunano dnevno/urno postavko v predlogu projekta, se pri poročanju, kot upravičen strošek, upošteva dejanska dnevna/urna postavka.

Vnesite število delovnih dni, ki jih bo zaposleni na posamezni akciji opravil.

S klikom na gumb »ADD« dodate stroške na seznam stroškov projekta. Stroški osebja se izračunajo samodejno (pomnoži se dnevna postavka in število delovnih dni). Vidni so v polju »Direct personnel cost« po potrditvi stroškov (gumb »ADD«).

Pomembno:

Za javne ustanove so upravičeni stroški osebja za opravljanje aktivnosti, ki jih javna ustanova ne bi izvajala, če projekt ne bi bil odobren. To pomeni, da redno delo, ki ga javni uslužbenci opravljajo v sklopu svojih rednih nalog, ne more biti strošek projekta.

Vsota finančnih prispevkov javnih ustanov v proračun projekta (vložek v projekt oz. lastni delež) mora za najmanj 2% presegati  vsoto stroškov osebja (uslužbencev javnih ustanov in njihovih stroškov za ta projekt), ki niso “dodatno osebje” na projektu.

 Dodatno osebje je osebje, ki je stalno ali začasno zaposleno pri pravni osebi javnega prava in ima pogodbo o zaposlitvi (nova pogodba ali podaljšanje pogodbe o zaposlitvi):

• sklenjeno na ali po datumu začetka projekta oz. na ali po datumu podpisa sporazuma o dodelitvi sredstev;
• pogodba o zaposlitvi posebej omenja delo na LIFE projektu.

V primeru, da gre v novi pogodbi zgolj za prerazporeditev osebja (če ima uslužbenec pogodbo za nedoločen čas že pred začetkom projekta), se ta zaposleni ne šteje med dodatno osebje.

Vso projektno osebje mora biti dodeljeno na delo na projektu (s pogodbo ali drugim ustreznim aktom).

Iz spustnega menija izberite destinacijo (»Destination«) potovanja; potovanje znotraj države (»National«), znotraj EU (»Inside EU«), zunaj EU (»Outside EU«).

V polju »Explanations and assumptions« na kratko pojasnite namen potovanja, število oseb in dni. (Primeri: 2 osebi x obisk projektnega območja x 3 dni; 1 oseba x koordinacijski sestanek x 1 dan; 1 oseba x promocija projekta na kongresu x 2 dni itn.)

V polje višina potnih stroškov in dnevnic (»Travel and subsistence rate«) vnesite ocenjen znesek stroškov za eno osebo. Upravičeni stroški so:

• stroški kilometrin (glede na pravila, ki veljajo za vašo organizacijo). V primeru, da boste uporabljali službeno vozilo in nimate notranjega pravilnika za povračilo stroškov za službenim vozilom, upoštevajte strošek 0,25 €/km. Če boste kot strošek za službeno vozilo, uveljavljali le strošek goriva jih ocenite v tej rubriki. Upoštevajte, da boste morali stroške porabe goriva dokazovati z računi o nakupu;
• stroški prevoza z javnim prometom (letala, avtobusi, vlaki, taksi itn.);
• dnevnice in/ali stroški obrokov: če v strošek projekta vključite tudi npr. kosila za udeležence sestanka, morate dnevnice udeležencev ustrezno zmanjšati. Podobno velja, če so zajtrk in/ali drugi obroki vključeni v ceno hotela. Če so na potovanju kot strošek projekta vključeni vsi obroki, zaposleni nima pravice do dnevnice.
• stroški nočitev;
• stroški parkirnin.

V polje število potovanj (»Number of travels«) vnesite ocenjeno število potovanj. (Primer: če bosta dve osebi trikrat potovali na koordinacijski sestanek partnerjev, je skupno število potovanj šest.)

S klikom na gumb »ADD« stroške dodate na seznam stroškov projekta. Potni stroški se izračunajo samodejno (pomnoži se višina stroškov in število potovanj). Vidni so v polju »Total travel and subsistence costs« po potrditvi stroškov (gumb »ADD«).

Pomembno:

Vključite tudi potne stroške za udeležbo dveh oseb na »Kick-off meetingu« (lahko poteka v eni od držav članic EU).

Stroški kotizacij za konference spadajo med druge stroške (»Other costs«).

V polju postopek (»Procedure«) opredelite postopek izbire podizvajalca.

Za opis  storitve(»Description«) imate na voljo 200 znakov; storitev jasno opišite. (Primeri: izdelava presoje vplivov na okolje za…, izvedba javnomnenjske raziskave za…., organizacija xxx dogodka, najem opreme za merjenje kakovosti vode, oblikovanje, izdelava in vzpostavitev spletne strani itn.)

V polje strošek oz. znesek (»Cost«) vnesite višino stroška.

S klikom na gumb »ADD« stroške dodate na seznam stroškov projekta.

Pomembno:

Pod stroške zunanjih izvajalcev štejejo stroški storitev, najema opreme in infrastrukture. Zunanji izvajalci so lahko tako podjetja kot fizične osebe. Praviloma so ti stroški omejeni na največ 35% stroškov projekta (razen izjemoma in če je to v projektnem predlogu upravičeno utemeljeno). (Primeri: izdelava logotipa, priprava načrta, izdelava spletne strani, najem opreme itn.)

Vsi stroški povezani z opremo (npr. namestitev opreme) morajo biti vključeni v obrazec F4.b. Stroške povezane z gradnjo infrastrukture (npr. arhitekturne storitve) vnesite v obrazec F4.a.

V polju postopek (»Procedure«) opredelite postopek izbire podizvajalca.

Za opis (»Description«) storitve imate na voljo 200 znakov; storitev jasno opišite. (Primeri: arhitekturne storitve, gradnja objekta, postavitev ograje, material in napeljava elektroinštalacij itn.)

V polje strošek oz. znesek (»Cost«) vnesite višino stroška.

V polje amortizacija (»Depreciation«) vnesite upravičen strošek amortizacije tekom projekta. Za infrastrukturo je upravičena amortizacija največ 25% dejanskega stroška. Izračun amortizacije mora biti skladen tudi z nacionalno zakonodajo.

S klikom na gumb »ADD« stroške dodate na seznam stroškov projekta.

Pomembno: vsi stroški, povezani z izgradnjo infrastrukture morajo biti vključeni v ta obrazec (tudi storitve, ki jih izvede zunanji izvajalec).

Upoštevajte, da strošek izgradnje majhne infrastrukture za obiskovalce, ne sme presegati 10% vrednosti konkretnih akcij (C akcije). Potreba po takšni infrastrukturi mora biti dobro utemeljena.

V polju postopek (»Procedure«) opredelite postopek izbire podizvajalca.

Za jasen opis (»Description«) opreme imate na voljo 200 znakov. (Primeri:nakup osebnega prenosnega računalnika za vodjo projekta, programska oprema za xxx itn.)

V polje strošek oz. znesek (»Cost«) vnesite višino stroška.

V polje amortizacija (»Depreciation«) vnesite upravičen strošek amortizacije tekom projekta. Za opremo je upravičena amortizacija največ 50% dejanskega stroška. Izračun amortizacije mora biti skladen z nacionalno zakonodajo.

S klikom na gumb »ADD« stroške dodate na seznam stroškov projekta

V polju postopek (»Procedure«) opredelite postopek izbire podizvajalca.

V polju opis (»Description«) jasno opišite potrošni material in za katero akcijo oz. rezultat projekta je potreben (npr. materiali za promocijske izdelke (rezultat XX) itn.).

 V polje strošek (»Cost«) vnesite višino stroška.

S klikom na gumb »ADD« stroške dodate na seznam stroškov projekta.

 Pomembno: potrošni material se nanaša na nakup, proizvodnjo, popravilo ali uporabo predmetov, ki kot trajno blago niso vključene med inventar upravičenca.

V polju postopek (»Procedure«) opredelite postopek izbire podizvajalca.

V polju opis (»Description«) neposredne stroške jasno opišite in navedite, za katero akcijo oz. rezultat projekta so potrebni. V to kategorijo vnesite vse neposredne stroške, ki ne sodijo v druge kategorije (npr. stroški bančnih garancij, kotizacij za konference, prevodov, revizije projekta, stroški zavarovanj, nakup ali tisk promocijskih materialov itn.).

V polje strošek (»Cost«) vnesite višino stroška. Glede na to, ali ste zavezanec za plačilo DDV ali ne, vnesite neto oziroma bruto vrednost.

S klikom na gumb »ADD« stroške dodate na seznam stroškov projekta.

Za vsakega od upravičencev vnesite višino režijskih stroškov (»Overhead amount«). Višina režijskih stroškov je določena v pavšalu in ne sme presegati 7% upravičenih stroškov projekta

Vsota skupnih upravičenih stroškov projekta (brez stroškov nakupa/najema zemljišč in kompenzacijskih plačil) je prikazana samodejno. Prav tako se po vnosu stroškov režije, ob izbiri gumba shrani (»Save«), samodejno izračuna % režije.

Med režijske stroške štejemo vse posredne stroške (stroški najema poslovnih pisarn, telefonov, računovodstva, elektrike, vode, pisarniškega materiala itn.). Teh stroškov ni potrebno dokazovati z računi.

Vnesite finančne prispevke prijavitelja, partnerjev (»Beneficiary’s own contribution in €«) in sofinancerjev (»Co-financers contributions«).

Pri finančnih prispevkih prijavitelja in partnerjev vnesite tudi višino zahtevanega prispevka Evropske komisije (»Amount of EU contribution requested«).