Dokazati je potrebno, na kakšen način ste ustanovljeni, torej da ste res javna inštitucija. Za dokazilo predložite podpisan in s tem tudi veljaven akt o ustanovitvi. Priložite dokument, s katerim vam je bila dodeljena davčna številka, ki pa mora biti na vseh dokumentih enaka. Dokumenti so lahko v slovenščini.
Vlogo lahko oddate večkrat, obvelja zadnja oddana.
eProposal ima možnost prilog (Attachments) – če klikate na gumb naprej, je ta obrazec med finančnimi poročili, in sicer med FC – Financial Contributions in R1 – Budget obrazcema. Še najlažje ga najdete, če v glavnem meniju izberete Proposal, nato pa Attachments. Tu lahko dodajate vse priloge, ki niso vezane le na eno akcijo, kar večinoma so pisma podpore, saj gre za podporo celotnemu projektu. Pri Attachment type nato izberete Declaration of support (Other than A8). A8 je namreč obrazec za pisma podpore, ki je vključen le v prijavo projektov za prednostno področje Narave in biotske raznovrstnosti.
Ob oddaji projekta na Evropsko komisijo morajo biti pravilno izpolnjeni VSI obrazci, pri oddaji vloge za nacionalno sofinaciranje pa mora biti podpisana samo izjava upravičenca koordinatorja – A3, ostale izjave so lahko nepodpisane.
Na programu LIFE ni uveljavljenega mehanizma Rule of Origin. Oprema, ki jo uveljavljate na projektu, je lahko narejena tudi izven EU. V navodilih sicer ni navedeno, vam pa svetujemo, da je vseeno certificirana za uporabo v EU.
Če je oseba za polni delovni čas (full time) zaposlen na projektu in za tem stoji tudi pogodba o zaposlitvi ali sklep, v kateri(-em) je navedeno tako, pisanje časovnic ni potrebno. V kolikor je zaposlena oseba deloma na LIFE projektu, le-ta mora voditi časovnico. Kljub temu vam priporočamo pisanje časovnic, ker boste le na ta način lahko spremljali za nazaj delo ob morebitnem dodatnem pojasnjevanju vašemu kontrolorju.
Če imate projektno idejo, za katero niste prepričani, ali je upravičena do financiranja iz programa LIFE, preverite vašo idejo z nami. Pošljite kratek koncept projekta na . Koncept naj vsebuje definicijo problemov oz. groženj, namene in cilje projekta, kratko navedbo akcij in pričakovanih rezultatov. Z vami bomo organizirali bilateralni sestanek z ustreznimi strokovnimi sodelavci, na katerem se bomo pogovorili o vaši ideji.
Občina lahko nastopa kot samostojni prijavitelj. Priporočljivo je, da ima prijavitelj izkušnje z aktivnostmi, kakršne namerava izvajati v projektu. Zato imajo običajno prijavitelji partnerje v projektu, ki pomagajo pri izvajanju aktivnosti, s katerimi prijavitelj nima izkušenj, ter prispevajo finančno k manjkajočemu deležu ( Evropska komisija običajno prispeva max. 60 % upravičene vrednosti projekta, izjeme so določene v večletnem programu LIFE za določeno obdobje). Evropska komisija namreč pri oceni izvedljivosti projekta upošteva tudi vaše izkušnje, ki jih navedete pri opisu prijavitelja (vaše organizacije) v obrazcu A2.
a) na lokacijah v obeh/več državah se vzporedno izvajajo aktivnosti na (npr. jezerih, za podporo zaščitenih vrst ipd.) iz razloga ker imamo podobne rešitve, vendar različne težave in je tak pristop koristen za vse vpletene in širše;
b) da imamo lokacije pri nas in nam pri reševanju in komuniciranju/izvedbi pomagajo tuji partnerji.
Priporočamo, da se oprete na Uredbo LIFE, ki navaja, da daje LIFE prednost tistim transnacionalnim projektom, pri katerih je transnacionalno sodelovanje nujno za varovanje okolja in narave. To pomeni, da morate dokazati, zakaj je nujno, da v projekt vključite tujega partnerja, kako bo doprinesel k projektu in k reševanju varstvenega problema. Če boste predložili takšne dokaze, bo projekt v procesu izbora projekta točkovan višje in bo imel boljše možnosti izbora za sofinanciranje.
V LIFE projektih lahko kot prijavitelj oz. partner sodelujejo javne ustanove ter zasebne profitne in neprofitne organizacije, registrirane v EU. Izjemoma lahko kot partner v projektu sodelujejo tudi organizacije, ki niso registrirane v EU (v primeru, da je njihovo sodelovanje nujno za izvedbo projekta, kar mora biti dobro utemeljeno). Fizične osebe (vključno s samostojnimi podjetniki) ne morejo biti prijavitelj oz. partner v projektu. V projektu pa lahko sodelujejo kot zunanji izvajalci.
V LIFE projektih lahko kot partner sodelujejo javne ustanove ter zasebne profitne in neprofitne organizacije, registrirane v EU. Izjemoma lahko kot partner v projektu sodelujejo tudi organizacije, ki niso registrirane v EU (v primeru, da je njihovo sodelovanje nujno za izvedbo projekta, kar mora biti dobro utemeljeno). Fizične osebe (vključno s samostojnimi podjetniki) ne morejo biti prijavitelj oz. partner v projektu. V projektu lahko sodelujejo kot zunanji izvajalci.
Projektni partnerji vsebinsko in finančno prispevajo k projektu in so odgovorni za izvedbo ene ali več aktivnosti, prav tako imajo od projekta finančne koristi. »Stakeholders« oziroma deležniki so posamezniki, skupine ali organizacije, ki lahko vplivajo na načrtovane aktivnosti in/ali rezultate projekta oziroma le-ti vplivajo nanje, hkrati pa od projekta nimajo finančnih koristi (v projekt niso vključeni kot prijavitelj ali partner projekta). Deležniki morajo biti aktivno vključeni v projekt (npr. preko posvetovanj, sodelovanja pri izvedbi posameznih aktivnosti, uporabe rezultatov projekta ipd.).
Ni obvezno, je pa priporočljivo. Lahko je del ur namenjenih vodenju projekta, del pa drugim aktivnostim projekta. Iz primera slovenskega LIFE projekta je razvidno, da komisija sprejme tudi to možnost (npr. 75 % za vodenje projekta, 25 % za druge projektne aktivnosti), vendar morate to obrazložiti in utemeljiti v projektni prijavi. Opozarjamo pa, da je ob pripravi projektne prijave vodenje projekta največkrat podcenjeno. Pri izvajanju se izkaže, da je res potrebno delo enega polno zaposlenega za opravljane te aktivnosti.
Upravičenec lahko zaščiti inovacijo znotraj LIFE programa, vendar mora v prijavni obrazec navesti dovolj informacij in podatkov, da bodo ocenjevalci projektov lahko podali oceno o inovativnosti rešitve. Stroški patenta spadajo med upravičene stroške, vendar bodite pozorni, da so ti stroški sorazmerni z ostalimi stroški znotraj projekta (stroški patentiranja so namreč lahko zelo visoki). Več informacij lahko najdete v Sporazumu o nepovratnih sredstvih (Annotated Grant Agreement v 16. členu INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS (IPR)).
Prototip je infrastruktura in/ali oprema, ki je ustvarjena za izvedbo projekta in na trgu še ni na voljo kot serijski izdelek. Prototipa v času trajanja projekta ni dovoljeno tržiti za komercialne namene. Prototip mora igrati ključno vlogo v predstavitvenih dejavnostih projekta. Stroški nakupa sestavnih delov prototipa so v tem primeru 100% upravičeni. Če se prototip ali kateri koli od njegovih sestavnih delov v času projekta uporablja v komercialne namene (npr. se prodaja, oddaja ali se uporablja za proizvodnjo blaga ali storitev), je to potrebno navesti in upoštevati pri finančnem poročanju. Stroški izdelave prototipa se amortizirajo v skladu s pravili, ki se uporabljajo za nakup nove ali rabljene opreme in infrastrukture. Dobiček, ki ga projekt ustvari v času trajanja projekta, se odšteje od zadnjega plačila EK po zaključku projekta. Dobiček, ki ga rezultati projekta prinesejo po koncu projekta, se ne odšteva od prejetih sredstev EK.
Če imate projektno idejo, za katero niste prepričani, ali je upravičena do financiranja iz programa LIFE, preverite vašo idejo z nami. Pošljite kratek koncept projekta na . Koncept naj vsebuje definicijo problemov oz. groženj, namene in cilje projekta, kratko navedbo akcij in pričakovanih rezultatov. Z vami bomo organizirali bilateralni sestanek z ustreznimi strokovnimi sodelavci, na katerem se bomo pogovorili o vaši ideji.
Lastni delež (vložek oz. lastna udeležba) pomeni, da del upravičenih stroškov projekta posamezen upravičenec zagotovi sam. Lastni delež se dokazuje z ustrezno dokumentacijo o nastanku in višini stroška (računi, plačilne liste, potni nalogi, avtorske pogodbe) ter dokazilom o plačilu stroškov (bančni izpiski). Kot lastni delež štejejo npr. tudi plačani stroški osebja, ki delajo na projektu. Pri tem je potrebno upoštevati, da stroški osebja ne smejo biti dvojno financirani (svojega vložka v projekt ne morete izkazovati z opravljenim delom osebja, ki je financirano iz drugega projekta, za katerega ste pridobili javna sredstva). Zagotavljanje lastnega deleža »v naravi« (»in-kind«) ni dovoljeno. (Primer: upravičenec bi želel kot svoj vložek v projekt prikazati večjo količino gradbenega lesa iz svojega gozda. Zgolj ocenjena vrednost lesa ne more biti vložek partnerja v projekt. Partner pa lahko les proda in kupi nov les. S tem zagotovi, da je strošek lesa dokazljiv z računom in bančnim izpiskom. Pri takšnem nakupu je potrebno upoštevati pravila javnega naročanja.)
Sofinancer projekta je lahko vsaka pravna ali fizična oseba, ki izkaže interes.
Kot ste sami ugotovili, je pri izpolnjevanju finančnih podatkov potrebno izpuščati decimalke. Pri zaokroževanju pa uporabite metodo od vključno 0,5 zaokrožujte navzgor, ostalo pa navzdol.
Pri preračunavanju dnevnih postavk vam svetujemo, da čim bolj natančno preračunate efektivne delovne dni. To pomeni, da od 365 dni odštejete število dni za dopust, ki ga bodo v času projekta izkoristili zaposleni na projektu (razmislite, kakšen kader boste zaposlili in koliko dni dopusta jim pripada), vse državne praznike in čas bolezni (samo zadnjega določite pavšalno, ker ga ne morete natančno predvideti vnaprej). V tem primeru boste lahko natančneje določili dnevno/urno postavko, ki pa za neko delovno mesto ne sme biti višja, kot je predhodno določeno v vašem podjetju. Se pravi mora biti plača določenega delovnega mesta na projektu več ali manj enaka, kot je bila pred projektom.
Tolerirana razlika med izračunano in dejansko dnevno/urno postavko je lahko do nekje 10 %, kar je več, je potrebno utemeljiti.
Za zaposlene ni zahtevana začasna pogodba za celotno trajanje projekta. V primeru, da se pogodba o začasni zaposlitvi zaključi pred začetkom projekta in se s to osebo sklene pogodba za nedoločen čas ter je z njo dodeljena na LIFE projekt, se takšna oseba šteje za dodatno osebje (additional staff).
Prijava na razpis ministrstva za okolje, podnebje in energijo (MOPE) ter ministrstva za naravne vire in prostor (MNVP) ni pogoj, to je le prijava za sofinanciranje vašega projekta. Torej, če želite, da MOPE in MNVP sofinancirata vaš projekt ter vam tako finančno pomagata pri izvedbi (zmanjša vaš prispevek), se prijavite na razpis, ni pa nujno. Če sofinanciranja ne potrebujete, oddate projektno prijavo le Evropski komisiji preko spletnega prijavnega obrazca (eProposal).
Da, lahko. Paziti je treba le, da se ne spreminja vrednost projekta in s tem delež sofinanciranja s strani ministrstev.
Za sofinanciranje je upravičena vsaka gospodarska dejavnost, pod pogojem, da je projektni predlog skladen s cilji in prioritetami programa LIFE, kot jih določata Uredba LIFE in Večletni delovni program LIFE za tisto leto, oziroma letne prioritete razpisa LIFE.
Blago ali storitve, ki so zagotovljeni “v naravi” (»in-kind«) in katerih stroškov ne moremo dokazati (račun in dokazilo o plačilu), niso upravičeni do sofinanciranja EU in ne smejo biti vključeni v proračun projekta. Zagotavljanje lastnega deleža »v naravi« (»in-kind«) ni dovoljeno. (Primer: upravičenec bi želel kot svoj vložek v projekt prikazati večjo količino gradbenega lesa iz svojega gozda. Zgolj ocenjena vrednost lesa ne more biti vložek partnerja v projekt. Partner pa lahko les proda in kupi nov les. S tem zagotovi, da je strošek lesa dokazljiv z računom in bančnim izpiskom. Pri takšnem nakupu je potrebno upoštevati pravila javnega naročanja.
Boniteta poslovanja organizacije zelo verjetno ne more nadomestiti potrdila o registraciji za DDV. Za potrdilo o registraciji za DDV se obrnite na vašo pravno službo.
V skladu z Model Grant Agreement se strošek, nastal v drugi valuti (USD), v evre preračuna na podlagi prakse, ki jo imate v vašem računovodstvu.
Kritje stroška revizorja (audits) je stvar dogovora med partnerji. Se pa projektne skupine navadno odločajo, da je za kritje revizije odgovoren vodilni partner. Najboljšo oceno stroškov revizije boste dobili z izborom ponudnikov s strani pooblaščenih revizijskih družb (dovolj je izbor treh ponudnikov).
