Dokazati je potrebno, na kakšen način ste ustanovljeni, torej da ste res javna inštitucija. Za dokazilo predložite podpisan in s tem tudi veljaven akt o ustanovitvi. Priložite dokument, s katerim vam je bila dodeljena davčna številka, ki pa mora biti na vseh dokumentih enaka. Dokumenti so lahko v slovenščini.
Pisma podpore lahko pripnete v razdelku “Proposal forms” znotraj eProposals portala. Tam lahko pod razdelek “Letters of support” naložite vsa relevantna pisma podpore. Pri opisu aktivnosti (v part B), kjer omenite X zbornico npr., pa samo dodajte, da ste pridobili tudi pismo podpore.
Na programu LIFE ni uveljavljenega mehanizma Rule of Origin. Oprema, ki jo uveljavljate na projektu, je lahko narejena tudi izven EU. V navodilih sicer ni navedeno, vam pa svetujemo, da je vseeno certificirana za uporabo v EU.
Pisanje časovnic je obvezno za vse vrste zaposlenih oz. “Personnel”, ki sodelujejo na projektu. Ko boste poročali stroške zaposlenih bodo v določenih primerih zahtevali, da s časovnicami dokažete št. ur, ki so jih porabili za projektne aktivnosti. Več o tem si lahko preberete tukaj. (Zavihek “Project reporting templates”, “Time declaration”)
Če imate projektno idejo, za katero niste prepričani, ali je upravičena do financiranja iz programa LIFE, preverite vašo idejo z nami. Pošljite kratek koncept projekta na . Koncept naj vsebuje definicijo problemov oz. groženj, namene in cilje projekta, kratko navedbo akcij in pričakovanih rezultatov. Z vami bomo organizirali bilateralni sestanek z ustreznimi strokovnimi sodelavci, na katerem se bomo pogovorili o vaši ideji.
Občina kot tudi drugi pravni subjekti lahko nastopajo kot samostojni prijavitelj. Priporočljivo je, da ima prijavitelj izkušnje z aktivnostmi, ki jih namerava izvajati v projektu. Zato imajo običajno prijavitelji partnerje v projektu, ki pomagajo pri izvajanju aktivnosti, s katerimi prijavitelj nima izkušenj ter prispevajo finančno k manjkajočemu deležu ( Evropska komisija običajno prispeva max. 60 % upravičene vrednosti projekta, odvisno od podprograma). Evropska komisija namreč pri oceni izvedljivosti projekta upošteva tudi vaše izkušnje, ki jih navedete pri opisu prijavitelja (vaše organizacije) v part A.
Priporočamo, da se oprete na Uredbo LIFE, ki navaja, da daje LIFE prednost tistim transnacionalnim projektom, pri katerih je transnacionalno sodelovanje nujno za varovanje okolja in narave. To pomeni, da morate dokazati, zakaj je nujno, da v projekt vključite tujega partnerja, kako bo doprinesel k projektu in k reševanju okoljskega problema. Če boste predložili takšne dokaze, bo projekt v procesu izbora projekta točkovan više in bo imel boljše možnosti izbora za sofinanciranje.
V LIFE projektih lahko kot prijavitelj oz. partner sodelujejo javne ustanove ter zasebne profitne in neprofitne organizacije, registrirane v EU. Izjemoma lahko kot partner v projektu sodelujejo tudi organizacije, ki niso registrirane v EU (v primeru, da je njihovo sodelovanje nujno za izvedbo projekta, kar mora biti dobro utemeljeno). Fizične osebe ne morejo biti prijavitelj oz. partner v projektu. V projektu pa lahko sodelujejo kot zunanji izvajalci. Izjeme so samostojni podjetniki oz. s.p.-ji, ki po novem večletnetm delovnem programu 2021-2027 lahko nastopajo kot partnerji in imajo upravičene stroške.
Projektni partnerji vsebinsko in finančno prispevajo k projektu in so odgovorni za izvedbo ene ali več aktivnosti, prav tako imajo od projekta finančne koristi (sofinanciranje upravičenih stroškov) »Stakeholders« oziroma deležniki so posamezniki, skupine ali organizacije, ki lahko vplivajo na načrtovane aktivnosti in/ali rezultate projekta oziroma le-ti vplivajo nanje, hkrati pa od projekta nimajo finančnih koristi (v projekt niso vključeni kot prijavitelj ali partner projekta). Deležniki morajo biti aktivno vključeni v projekt (npr. preko posvetovanj, sodelovanja pri izvedbi posameznih aktivnosti, uporabe rezultatov projekta ipd.).
Ni obvezno, je pa priporočljivo. Lahko je del ur namenjenih vodenju projekta, del pa drugim aktivnostim projekta. Iz primera slovenskega LIFE projekta je razvidno, da komisija sprejme tudi to možnost (npr. 75 % za vodenje projekta, 25 % za druge projektne aktivnosti), vendar morate to obrazložiti in utemeljiti v projektni prijavi. Opozarjamo pa, da je ob pripravi projektne prijave vodenje projekta največkrat podcenjeno. Pri izvajanju se izkaže, da je res potrebno delo enega polno zaposlenega za opravljanje te aktivnosti.
Upravičenec lahko zaščiti inovacijo znotraj LIFE programa, vendar mora v prijavni obrazec navesti dovolj informacij in podatkov, da bodo ocenjevalci projektov lahko podali oceno o inovativnosti rešitve. Stroški patenta spadajo med upravičene stroške, vendar bodite pozorni, da so ti stroški sorazmerni z ostalimi stroški znotraj projekta (stroški patentiranja so namreč lahko zelo visoki). Več informacij lahko najdete v Sporazumu o nepovratnih sredstvih (Annotated Grant Agreement v 16. členu INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS (IPR)).
Prototip je infrastruktura in/ali oprema, ki je ustvarjena za izvedbo projekta in na trgu še ni na voljo kot serijski izdelek. Prototipa v času trajanja projekta ni dovoljeno tržiti za komercialne namene. Prototip mora igrati ključno vlogo v predstavitvenih dejavnostih projekta. Stroški nakupa sestavnih delov prototipa so v tem primeru 100% upravičeni. Če se prototip ali kateri koli od njegovih sestavnih delov v času projekta uporablja v komercialne namene (npr. se prodaja, oddaja ali se uporablja za proizvodnjo blaga ali storitev), je to potrebno navesti in upoštevati pri finančnem poročanju. Stroški izdelave prototipa se amortizirajo v skladu s pravili, ki se uporabljajo za nakup nove ali rabljene opreme in infrastrukture. Dobiček, ki ga projekt ustvari v času trajanja projekta, se odšteje od zadnjega plačila EK po zaključku projekta. Dobiček, ki ga rezultati projekta prinesejo po koncu projekta, se ne odšteva od prejetih sredstev EK.
Lastni delež (vložek oz. lastna udeležba) pomeni, da del upravičenih stroškov projekta posamezen upravičenec zagotovi sam. Lastni delež se dokazuje z ustrezno dokumentacijo o nastanku in višini stroška (računi, plačilne liste, potni nalogi, avtorske pogodbe) ter dokazilom o plačilu stroškov (bančni izpiski). Kot lastni delež štejejo npr. tudi plačani stroški osebja, ki delajo na projektu. Pri tem je potrebno upoštevati, da stroški osebja ne smejo biti dvojno financirani (svojega vložka v projekt ne morete izkazovati z opravljenim delom osebja, ki je financirano iz drugega projekta, za katerega ste pridobili javna sredstva). Zagotavljanje lastnega deleža »v naravi« (»in-kind«) ni dovoljeno. (Primer: upravičenec bi želel kot svoj vložek v projekt prikazati večjo količino gradbenega lesa iz svojega gozda. Zgolj ocenjena vrednost lesa ne more biti vložek partnerja v projekt. Partner pa lahko les proda in kupi nov les. S tem zagotovi, da je strošek lesa dokazljiv z računom in bančnim izpiskom. Pri takšnem nakupu je potrebno upoštevati pravila javnega naročanja.)
Sofinancer projekta je lahko vsaka pravna ali fizična oseba, ki izkaže interes. MOPE in MNVP prav tako vsako leto objavita razpis za sofinanciranje LIFE projektov v vrednosti do 20 % celotne vrednosti projekta.
Kot ste sami ugotovili, je pri izpolnjevanju finančnih podatkov potrebno izpuščati decimalke. Pri zaokroževanju pa uporabite metodo od vključno 0,5 zaokrožujte navzgor, ostalo pa navzdol.
V poročilu ni treba dokazovati, kako točno ste prišli do te vrednosti. Pri predlogu projekta sami izračunate, koliko bo skupni strošek za vsakega zaposlenega za celotno trajanje projekta. Ta skupni strošek potem delite s številom mesecev (person months), ki jih bo zaposleni delal na projektu (če bo delal za polovični delovni čas, potem to pomnožite s količnikom 0,5). Excel tabela, kamor pri prijavi vnašate te podatke, vam bo potem sama preračunala, koliko je povprečna mesečna plača za tega zaposlenega.
Pri poročanju pa bo verjetno prišlo do odstopanja od predvidenega, saj se računa po “dejansko” opravljenem delu. Tolerirana razlika med izračunano in dejansko dnevno/urno postavko je lahko do nekje 10 %, kar je več, je potrebno utemeljiti.
Ocenjevalci prav tako približno poznajo višine povprečne plače za določeno aktivnost, zato vam tukaj svetujemo, da ne pretiravate, saj s tem tvegate nizko oceno pri ocenjevalnem kriteriju “Viri”.
Oseba lahko spremeni pogodbo iz začasne v pogodbo za nedoločen čas, saj oba tipa pogodbe spadata pod A1 kategorijo zaposlenih, na podlagi katere se tudi računa stroške osebja.
Prijava na razpis ministrstva za okolje, podnebje in energijo (MOPE) ter ministrstva za naravne vire in prostor (MNVP) ni pogoj, to je le prijava za sofinanciranje vašega projekta. Torej, če želite, da MOPE in MNVP sofinancirata vaš projekt ter vam tako finančno pomagata pri izvedbi (zmanjša vaš prispevek), se prijavite na razpis, ni pa nujno. Če sofinanciranja ne potrebujete, oddate projektno prijavo le Evropski komisiji preko spletnega prijavnega obrazca (eProposal).
Da, lahko. Paziti je treba le, da se ne spreminja vrednost projekta in s tem delež sofinanciranja s strani ministrstev.
Za sofinanciranje je upravičena vsaka gospodarska dejavnost, pod pogojem, da je projektni predlog skladen s cilji in prioritetami programa LIFE, kot jih določata Uredba LIFE in Večletni delovni program LIFE za tisto leto, oziroma letne prioritete razpisa LIFE.
Blago ali storitve, ki so zagotovljeni “v naravi” (»in-kind«) in katerih stroškov ne moremo dokazati (račun in dokazilo o plačilu), niso upravičeni do sofinanciranja EU in ne smejo biti vključeni v proračun projekta. Zagotavljanje lastnega deleža »v naravi« (»in-kind«) ni dovoljeno. (Primer: upravičenec bi želel kot svoj vložek v projekt prikazati večjo količino gradbenega lesa iz svojega gozda. Zgolj ocenjena vrednost lesa ne more biti vložek partnerja v projekt. Partner pa lahko les proda in kupi nov les. S tem zagotovi, da je strošek lesa dokazljiv z računom in bančnim izpiskom. Pri takšnem nakupu je potrebno upoštevati pravila javnega naročanja.
Boniteta poslovanja organizacije zelo verjetno ne more nadomestiti potrdila o registraciji za DDV. Po zadnjih informacijah FURS ne izdaja več takšnih potrdil, zato zadostuje izjava o plačanih davščinah
V skladu z Model Grant Agreement se strošek, nastal v drugi valuti, v evre preračuna na podlagi prakse, ki jo imate v vašem računovodstvu oz. v skladu z veljavnimi standardi.
Vsak partner, ki zahteva sofinanciranje od EU v višini vsaj 500.000 mora ob koncu projekta pridobiti “Certificate on financial statements (CFS)” s strani izbranega revizorja. Stroški tega revizije je upravičen strošek.
Najboljšo oceno stroškov revizije boste dobili z izborom ponudnikov s strani pooblaščenih revizijskih družb (dovolj je izbor treh ponudnikov).